Бухгалтерія інтернет-магазину: інструкція для початківців


Бухгалтерія, реєстрація, податкова звітність… Після цих слів страшно починати свою справу. Сміливіше! Насправді все досить просто. У статті я розповім, як налаштувати бухгалтерський і податковий облік в інтернет-магазині. Ви дізнаєтеся:
як вибрати організаційну форму для інтернет-магазину – ІП або ТОВ;
яку систему обліку вибрати – ОСНО або спрощенку;
як зареєструвати ІП або ТОВ;
які документи повинен виписувати інтернет-магазин;
де знайти бухгалтера для інтернет-магазину;
як здавати звітність в податкову. Рекомендую программу по доступной цена медок

Читайте, якщо збираєтеся відкрити свій бізнес або розпочати працювати офіційно.

П’ять питань про ІП і ТОВ

Просто приватник не зможе створити скільки-небудь серйозний інтернет-магазин. Хоча б тому, що не зможе укласти договір з банком на еквайринг (прийом грошей з кредитними картками). Якщо збираєтеся продавати на суму понад 100 тисяч рублів в місяць, потрібно офіційне оформлення. Для малого бізнесу таких форм всього дві – ІП (індивідуальний підприємець без утворення юридичної особи) та ТОВ (товариство з обмеженою відповідальністю). Щоб з них вибрати, потрібно відповісти на п’ять питань:

1. Що саме ви збираєтеся продавати?

Визначте, до якої категорії відносяться ваші товари:
Простий товар: повсякденні промислові речі, посуд, вироби, дрібна недорога електроніка, одяг, аксесуари для мобільних.
Товар, за яким можуть бути претензії: те, що може завдати шкоди здоров’ю (наприклад, продукти, що швидко псуються), дорогі товари з гарантійним терміном (дорога електроніка тощо).

ТОВ відповідає за претензіями тільки в розмірі власних активів, ПІДПРИЄМЕЦЬ відповідає всім своїм майном. Значить, якщо від проданого вами фермерського сиру комусь стане погано, у ТОВ не відберуть більше, ніж грошей і товарів, а у ІП можуть відібрати взагалі все, в тому числі машину і улюблену породисту кішку (є нюанси: у ІП не зможуть відібрати єдине житло і необхідний для проживання мінімум речей. Власника ТОВ при деяких умовах теж можуть позбавити майна, але зробити це складніше. Докладніше читайте в статті).

2. На яку суму в рік ви збираєтеся продавати?

При великих оборотах ІП не зможе використовувати спрощену систему оподаткування, і стає вигідніше відкрити ТОВ. На 2016 рік стелю встановлений у 79 млн рублів.

3. Ви володієте магазином один або у вас є партнери?

ІП – це один господар. Якщо вас декілька, то потрібно відкривати ТОВ.

4. Ви будуєте інтернет-магазин для себе або мають намір потім продати його?

Щоб продати магазин, зареєстрований на ІП, потрібно оформити багато документів. Продати ТОВ набагато простіше. Взагалі продаж бізнесу комплексний, багатогранний питання. Обов’язково порадьтеся з тим, хто це вже хоч раз успішно зробив. Якщо не знайдете такої людини у своєму оточенні – напишіть мені.

5. Чи збираєтеся ви робити велику перерву у вашій торгівлі?

ТОВ може призупинити свою діяльність без втрат, а у ВП є обов’язкові платежі (пенсійний і медстрах).

Отже, якщо хоча б одне твердження:
ви продаєте товар, по якому вам можуть пред’явити серйозні претензії;
обсяг продажів передбачається понад 79 млн рублів;
у вас є або передбачається партнер;
у вас є думки в близькому майбутньому продати свій інтернет-магазин;
ваші продажі можуть припинятися на тривалий термін…

… то вам потрібно ТОВ. Інакше досить ІП.

Вибір системи обліку

Якщо ваш обсяг продажів більше 79 млн рублів в рік, підійде тільки ОСНОВУ.

ОСНО – загальна система оподаткування. Це всі принади великої фірми: ПДВ, баланси, купа різних податків і т. д. Підходить великим торговцям і тим, хто працює з великими торговельними та промисловими підприємствами. Вам це навряд чи буде потрібно, як мінімум не перший рік.

Якщо менше, вибирайте спрощену систему оподаткування. В ній набагато простіше вести облік, можна використовувати онлайн-сервіси ведення бухгалтерії, і такі фірми рідше перевіряє податкова. Спрощених систем дві:

1. Доходи мінус витрати (податок 15%)
Ви маєте право віднімати з отриманих доходів вартість товарів, витрат на інтернет, створення сайту, доставку і т. д. З отриманою прибутку потрібно заплатити 15% податків>. Підійде тим, хто перепродує товари, а не виробляє сам. Для вирахування витрат вони мають бути сплачені, отримані і мати відношення до вашого бізнесу.

Приклад: Якщо ви торгуєте електронікою, то витрати на передпродажну підготовку та налаштування техніки можна відняти з оподатковуваної суми. А ось чек на покупку 5 кг мандаринів і пляшки вина податковий інспектор навряд чи ухвалить.

2. Доходи (податок 6%)
Ви заплатите 6% податку з усіх вступників вам сум. Ніяких витрат з них віднімати не можна. Підійде, якщо у вас мало задокументованих витрат (наприклад, ви продаєте щось, зроблене своїми руками), або дуже велика націнка.

Реєстрація ІП або ТОВ

Тепер треба підготувати і подати документи для реєстрації. Перед початком виберіть з класифікатора види діяльності (це обов’язково для податкової), а для ТОВ назву компанії та адресу.

1. Вид діяльності за КВЕД

Видів діяльності за класифікатором (КВЕД) можна вибрати декілька, все залежить від того, чим ви збираєтеся займатися. В інтернеті безліч статей по вибору КВЕД, подивіться. Для інтернет-магазину вам обов’язково треба вибрати код 52.61, Роздрібна торгівля за замовленнями. Це буде ваш основний код.

Код 52.61 – це група. Вона включає в себе коди 52.61.1, Роздрібна поштова (посылочная) торгівля і 52.61.2, Роздрібна торгівля, здійснювана через телемагазини та комп’ютерні мережі (електронна торгівля, включаючи Інтернет). По ідеї, коди всередині групи вказувати не потрібно, якщо ви вибрали групу. Однак, в деяких регіонах у податкових інспекторів своє розуміння закону, і вони можуть відмовити в реєстрації у випадку, якщо вказана тільки група. Вони будуть неправі, але вам від цього не легше. Тому на всяк випадок вказуйте усі три.

Крім основного коду, можна вибрати додаткові. Без потреби не реєструйте зайві КВЕД, та й взагалі для фірми-початківця їх небажано мати більше семи штук – занадто багато ОКВЭДов може привернути увагу податкової і з вас можуть зажадати пояснень.

2. Назва ТОВ

Воно має бути коротким та легко вимовним. Дуже ймовірно, що вам доведеться диктувати своїм партнерам по телефону – потрібно зробити так, щоб вас розуміли абсолютно однозначно. Відмінно, якщо назва буде збігатися з назвою домену або магазину.

3. Адреса для ТОВ

Адреса має бути ще до реєстрації. Податкова у боротьбі з фірмами-одноденками серйозно посилила реєстрацію і це створює труднощі для реальних фірм. Для реєстрації ви повинні мати гарантійний лист або попередній договір оренди з власником приміщення. Будьте готові до того, що податковий інспектор відвідає власника і переконається, що приміщення справді є, і його вам дадуть. Приблизно така ж процедура зараз з відкриттям розрахункового рахунку в банку.

Способи реєстрації

Отже, у нас є коди КВЕД, назва, адреса і система оподаткування. Якщо вам дорогий час, зверніться до фахівців (бухгалтерським аутсорсерів). Їх маса по сусідству з вами, вони легко шукаються за запитом «реєстрація ІП та ТОВ». Вони самі все зроблять з вказаними вами параметрами.

Якщо хочете заощадити, скористайтеся онлайн-сервісом по підготовці документів для самостійної реєстрації ІП та ТОВ. Я рекомендую сервіс «Моя Справа»: реєстрація ІП і реєстрація ТОВ. Все безкоштовно. Зверніть увагу: вам всього лише підготують правильні документи. Здавати їх в податкову доведеться самим. Інструкція щодо подальших кроків там же, на сайті сервісу.

Документи, які зобов’язаний видавати інтернет-магазин

У вас почалися продажі. Які документи повинен виписувати інтернет-магазин?

1. Лист з підтвердженням покупки

Відразу після оформлення і оплати замовлення ви повинні відправити клієнту на е-мейл підтвердження покупки. Це просто лист у вільній формі. Його згенерує і автоматично відправить ваша система електронної комерції. Воно може бути практично будь-якого виду та форми, має бути лише кілька обов’язкових полів:
продавець (це ви), контактні дані;
покупець;
що купили, кількість і сума;
загальна сума замовлення.

Лист може бути з картинками, фотографіями, самих хитромудрих шрифтів і кольорів. Великий простір для індивідуалізації! Більшість систем дозволяє створити свій власний шаблон. У Эквиде можна редагувати лист на будь-якому платному плані.

2. Накладна

Разом з товаром в посилку покупцеві вкладається накладна (в інтернет-продажах її ще звуть інвойс). Інформація в ній дублює лист. Її вам теж підготує ваша система електронної комерції. І так, її теж можна оформити так, як вам зручно! Ось хороший приклад інвойсу:

Інвойс

Якщо ваш товар – електронний, то накладну ви не відправляєте. Покупець самостійно може зайти в особистий кабінет в магазині і натиснути на посилання «Скачати інвойс». Навіть у Росії з недавніх пір досить електронного інвойсу, а за кордоном це норма вже давно.

Важливо: Деякі перевізники вимагають оформляти накладні по власній формі. Наприклад, коли ви відправляєте товар Поштою Росії, вам знадобляться спеціальні бланки (в Эквиде їх можна автоматично заповнювати, підключіть додаток). Уточніть заздалегідь, який потрібен бланк і вміє ваша система електронної комерції готувати такі документи. Якщо ні, можна друкувати накладні через 1С або «Мій склад».

3. Касовий чек

Якщо збираєтеся торгувати за готівку (оплата при отриманні товару), то будете зобов’язані видавати клієнту касовий чек. Для цього потрібні мобільні ККМ (контрольно-касові машини). Такий апарат видається кур’єру разом з накладною. На видачу чека треба звернути особливу увагу! Алгоритм дій касира прописано в законах і правилах ФНС і повинен бути такий:
Отримати гроші, повідомити суму грошей покупцю «Ваші гроші 5000 рублів».
Вибити на чек ККМ.
Назвати суму здачі «Ваша здача 151 рубль 15 копійок».
Вручити чек і здачу одночасно і тільки в руки покупцеві! Причому банкноти та монети видаються разом.