Bestandstoegang op afstand is precies wat de naam impliceert. U kunt uw gegevens overal vandaan halen. Elk apparaat. Altijd. Als u een internetverbinding heeft, doet u mee.
Dat was de oorspronkelijke belofte van het internet. Deel informatie. Werk on-the-fly samen. Natuurlijk gebruiken we die infrastructuur vooral voor kattenvideo’s en selfies. Maar het nut is reëel.
We voeren deze strijd al sinds we van mainframes naar pc’s zijn overgestapt. Het doel was eenvoudig. Haal werk uit het kantoor. Al vroeg? We sjouwden tekstverwerkers mee naar conferenties. We hebben schijven gemaild. We noemden het ‘sneakernet’ omdat het vervoeren van een busje vol cartridges door de stad meer bandbreedte bood dan welk inbelmodem dan ook in de jaren negentig.
Laptops en telefoons veranderden het spel. Plotseling waren gegevens draagbaar. Je zou foto’s kunnen maken in een vliegtuig. Stream films in een metro. Maar je moest nog steeds handmatig bestanden uitwisselen. Flash-drives. Netwerken. Altijd benieuwd of je de laatste versie had.
Nu staat de pijp wijd open. Gigabyte-games downloaden in enkele minuten. Smartphones streamen 4K-video. Het knelpunt is niet meer de internetsnelheid. Het is de service zelf.
Dit is waar externe bestandstoegangsdiensten tussenbeide komen. Ze lossen de nachtmerrie van versiebeheer op. Ze synchroniseren uw bestanden automatisch op verschillende apparaten.
Hoe externe bestandstoegang eigenlijk werkt
Zie het als een digitale brug. U installeert een client op uw computer. Er wordt een specifieke map gemaakt. Sleep er iets in. Kopieer er alles in. De software neemt het over.
Het dupliceert dat bestand naar een externe server. Meestal via SSL. Soms met extra encryptie. Het draait op de achtergrond. Periodiek. Er wordt gecontroleerd op wijzigingen.
Als u een document op uw laptop bewerkt, wordt die wijziging op uw telefoon weergegeven. En omgekeerd. U kijkt altijd naar de meest actuele versie. Geen raden. Geen e-mail sturen naar “final_v2_revised.docx”.
“Het knelpunt is verplaatst van de pijpleiding naar de kraan, waardoor de weg vrijgemaakt is voor bedrijven om diensten voor bestandstoegang op afstand aan te bieden.”
De vage grens tussen cloud en externe toegang
IT-afdelingen maken al tientallen jaren gebruik van externe toegang. Virtuele particuliere netwerken (VPN’s). Protocollen voor externe desktops. Ze verbinden u met het intranet van het kantoor. Het is veilig. Het is onhandig. Het is vooral voor werknemers.
Consumentendiensten zijn anders. Ze concentreren zich op bestanden. Geen desktops. Geen interne servers. Muziek. Foto’s. Scenario’s. Projecten.
De meeste gebruikers geven niets om de serverarchitectuur. Ze vinden de toegang belangrijk.
Deze diensten overlappen met ‘cloud computing’. De termen worden door marketeers door elkaar gebruikt. Maar de gebruikerservaring is verschillend. U huurt geen rekenkracht. U huurt opslag en synchronisatie.
Toegang tot bestanden op mobiele apparaten
Het echte gemak komt op mobiel. Installeer de app. Verbinden. Je bent binnen.
Maak een foto met een Android-telefoon. Deel het rechtstreeks met uw externe opslag. Het verschijnt in het deelmenu naast Twitter of Facebook. De app synchroniseert op de achtergrond. Zoals het checken van e-mail. Het gebeurt gewoon.
U kunt deze bestanden delen. Openbaar. Of privé.
Met de instellingenmenu’s kunt u de zichtbaarheid regelen. Iemand met de link? Alleen specifieke mensen? Of alleen-lezen toegang?
Met Microsoft en Google kunt u allebei online documenten maken. Bewaar ze op hun servers. Download ze om offline te werken. Maak opnieuw verbinding met internet. Synchroniseer de wijzigingen.
Het is krachtig. Het is handig.
De beveiligingsafweging
Gemak heeft een prijs. Beveiligingsproblemen.
Hackers maken misbruik van gaten in deze servers. Ze richten zich op de apparaten die er toegang toe hebben.
Dan is er de weerstand van de gebruiker. Mensen haten Digital Rights Management (DRM). Ze hebben een hekel aan beperkingen. Ze willen hun bestanden. Vrij. Ontgrendeld.
Deze risico’s moet je afwegen.
Is het gemak van toegang de blootstelling waard? Staat uw bedrijfsbeleid dit toe? Vindt u het prettig om uw gevoelige gegevens aan een derde partij toe te vertrouwen?
Er is niet één juist antwoord. Gewoon een reeks afwegingen. Jij bepaalt welke kant van de schaal voor jou het belangrijkst is.
Het internet is doordrenkt met one-stop-shops. U dropt uw bestanden erin. Iemand anders maakt zich zorgen over de serverracks. Dagelijks verschijnen er nieuwe spelers, maar een paar reuzen zijn niet voor niets blijven hangen.
Dropbox: de OG-standaard
Dropbox is de rechtlijnige veteraan. Het heeft een lange staat van dienst omdat het gewoon werkt. Windows, Mac, Linux: het dekt de basis. De apps sluiten aan op iPhones, iPads, Androids, BlackBerrys en zelfs Kindle Fires. Je begint met 2 GB. Het is krap. Maar u kunt meer krijgen door vrienden door te verwijzen of tot 500 GB te kopen met een Pro-abonnement. Een zakelijke variant nodig? Dat begint bij 1.000 GB zonder bovengrens. Het omvat versiebeheer en enkele teambeheertools [bronnen: Dropbox; Meece].
iCloud: de ommuurde tuin van Apple
iCloud is de onvermijdelijke ‘één natie onder Apple’-oplossing. Als je in dat ecosysteem leeft, heeft een wizard je waarschijnlijk door de installatie geleid terwijl je deze zin aan het lezen was. Het werkt echter ook op pc’s met Windows Vista of hoger. Als je Apple-apparaat oud is – serieus, wat is er met jou aan de hand? – sta je in de kou.
Naast alleen synchroniseren houdt iCloud bij waar je was gebleven in iBooks of Safari. Het kan een gestolen apparaat vergrendelen en helpen traceren, wat een redder in nood is. Je krijgt 5 GB gratis. Vanaf oktober 2011 kun je maximaal 50 GB kopen. Het addertje onder het gras: muziek, tv-programma’s, apps en boeken die via de Apple Store zijn gekocht, tellen niet mee voor die limiet. Maar als je niet-iTunes-muziek wilt opslaan, betaal je extra [bronnen: Apple; Meece].
Google Drive: de zoekkrachtpatser
Google Drive heeft tot doel u te bevrijden van platformverwikkelingen en tegelijkertijd u (en uw gegevens) dieper de Google-wereld in te slepen. Het werkt op Windows (Vista+), Macs (Snow Leopard 10.6+), Android (Eclair 2.1+) en iPhones/iPads (iOS 3.0+). Je begint met 15 GB gratis. Betaalplannen breiden uit tot maar liefst 16 terabytes. Ja, terabytes.
Net als Microsoft’s SkyDrive kunt u met Google Drive online spreadsheets, documenten en presentaties maken. Het ondersteunt het delen van bestanden en samenwerking met 30 dagen revisietracking. Maar wat het echt onderscheidt, is de toegang tot de krachtige zoekmogelijkheden van Google. Het vinden van dat verloren bestand in petabytes aan gegevens is feitelijk mogelijk [bronnen: Google; Meece].
Microsoft SkyDrive: Office-integratie
SkyDrive maakt gebruik van zijn sterkste troef: samenwerking. Hiermee kunt u aan Word-documenten, Excel-spreadsheets en PowerPoint-presentaties werken zonder deze naar open-sourceformaten te converteren. Versiebeheer is ingebouwd. U krijgt ook toegang tot externe Windows-computers. Maak foto’s of stream video vanaf uw thuis-pc naar uw mobiele apparaat. Microsoft begint u met 7 GB gratis. Je kunt upgraden naar 200 GB [bronnen: Meece; Microsoft].
Dit zijn slechts de hoogtepunten. Neem de tijd. Zoek naar de oplossing die past bij uw specifieke behoeften.
Lees de kleine lettertjes
Rechtszaken over de e-mailscanpraktijken van Google en de gegevensverzameling van Street View via particuliere netwerken hebben de zorgen doen toenemen. Gebruikersovereenkomsten variëren, maar termen als ‘gebruiken’, ‘reproduceren’, ‘wijzigen’ en ‘publiceren’ zijn standaard. Ze zijn nodig om de service te laten functioneren.
Google behoudt zich het recht voor om openbare berichten in promotiemateriaal te gebruiken. Wees voorzichtig. Afspraken veranderen. U moet zich waarschijnlijk meer zorgen maken over wat er gebeurt als het hostingbedrijf failliet gaat. Of het feit dat de Amerikaanse overheid uw inhoud kan controleren en in het geheim kan dagvaarden [bronnen: Google; Johnston; Meredith].
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik bestanden op afstand delen?
Er zijn een paar manieren. Gebruik een service voor het delen van bestanden, zoals Dropbox of Google Drive. Of gebruik een File Transfer Protocol (FTP)-client zoals Filezilla.
Wat is het voordeel van bestandstoegang op afstand?
Veel voordelen. Deel bestanden tussen gebruikers. Krijg overal toegang tot bestanden. Beheer bestanden op afstand. Het gaat om flexibiliteit.
